ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması)

ERP çözümlerinin orta ölçekli kurumlara sağlayacağı getirileri en üst seviyede gerçekleştirmenin ilk adımı,
doğru çözümü seçmektir. Bugüne dek gerçekleştirilen ERP projelerinde başarıyı yakalayan şirketlerin en
önemli özelliği kendi yapılarına, teknolojik sistemlerine ve kurumsal hedeflerine en uygun çözümü seçmeleri
ve hayata geçirmeleridir. Çözüm seçiminde yapılacak bir hata, sadece önemli ölçüde zaman ve maliyet
kaybına neden olmakla kalmayacak, sistem kurulduktan sonra etkin kullanımında da sıkıntılar yaşanmasına
 neden olacaktır. Bu tür projelerde her aşamada yaşanan sıkıntılar, operasyonel verimliliğin düşmesine ve
maliyetlerin artmasına, hatta operasyonun tamamen durma noktasına gelmesine zemin hazırlamaktadır.
Bu nedenle ERP çözümünün seçimi sırasında sistematik bir yol izlenmeli, ihtiyaçlar çerçevesinde en uygun
 çözüm belirlenmelidir.

İster ERP olsun ister başka bir kurumsal çözüm, belirli bir metodoloji ve sistematik içerisinde karar verilmesi
büyük önem taşımaktadır. Kapsamlı bir metodoloji, kurumsal hedeflerin belirlenmesi ile başlayan ve
çözümün farklı parametrelerine dek uzanan bir süreci içermektedir.

1. Aşama: Süreçlerin belirlenmesi

Günümüzde birçok kurum kendi yaptığı işin bütünün görmekte zorlanır. Özellikle orta ölçekli kurumlarda
günlük işlerin yoğunluğu ve sürekli değişime ayak uydurma çabası, operasyonel işlerin artmasına ve
stratejik bakış açısının daralmasına neden olmaktadır. Bu noktada kurumsal çözümü değerlendirmeden
 önce orta ölçekli kurumlar aynayı kendilerine tutmalı ve süreçlerini net olarak ortaya koymalıdır.
Bu noktadan sonra kurumun neden bir çözüme ihtiyaç duyduğunun cevabı net olarak verilebilir.
Kimi kurum iş fonksiyonlarının yetersizliği, kimi kurum büyüme ve gelişme sonrası artan iş gücü ve
 işlem sayısı kimi kurum da mevcut sistemlerinin performansının yetersizliği nedeniyle yeni çözümlere
gereksinim duyar.

Bu aşamada dikkate alınması gereken temel sorular şunlardır:

• Yeni üründen beklentilerimiz nelerdir?

  • Bugün yapamadıklarımızı yapabiliyor olmak

  • Yaptığımız işi daha ucuz, daha hızlı veya daha az kişiyle yapabilmek

• Mevcut sistemlerden bilgi transferi yapmak gerekecek mi?

• Yeni çözüm mevcut ortamı nasıl etkileyecek?

2. Aşama: Hedeflerin değerlendirilmesi

Her kurum, belirli amaç ve hedeflere yönelik çalışır ve bunlara ulaşmak için stratejiler ortaya koyar.
Aslında işin bütününün resmi bu amaçlarda gizlidir. Bu nedenle kurumlar, bugün ve gelecekte
nerede olmak istediklerini ve ne yapmayı hedeflediklerini net biçimde ortaya koydukları taktirde
geleceğe yönelik ihtiyaçlarını özetlemiş olacaktır. Daha sonra bu kurumsal hedefleri çerçevesinde
ihtiyaç duyulan çözümün hangi zaman içerisinde hayata geçirileceği, bütçe durumu ve çözüm
kurum içerisinde mi kurum dışında mı geliştirileceği kararı daha kolay verilebilir.

3. Aşama: Üreticilerin değerlendirilmesi

Çözümün garantisi ve başarısı üreticinin kendisidir. Bugüne dek ortaya koyulan ERP projelerinde
başarısızlığın altında yatan temel etkenlerin başında üreticilerin sürekliliğinin ve desteğinin
yetersizliği gelmektedir. Unutulmamalıdır ki ERP, kurumun yapısal bir parçası haline gelecektir ve
dolayısı ile uzun vadeli bir strateji ile kurgulanmalıdır. Bu nedenle çözümü oluşturan üretici de
uzun vadeli ve çözüme olan desteğini sürekli artıran bir yapıda olmalıdır.

Bu bilgiler ışığında çözümün seçiminde üretici firmanın stratejileri, uzun vadeli hedefleri,
odaklandığı sektörler ve bu sektörlere yönelik bilgi birikimi ve coğrafi yaygınlık gibi birçok
parametre ışığında değerlendirme yapmak daha doğru bir sonuç verecektir.

4. Aşama: Belirlenen Çözümlerin Değerlendirilmesi

İhtiyaçlar ortaya koyulduktan ve hedefler belirlendikten sonra alternatif çözümlerin değerlendirilmesi
aşaması gelir. Bu aşamada kurumlar, pazarda bulunan çözümler içerisinde kendilerine en uygun
alternatifleri belirlemeyi amaçlar. Dolayısı ile daha somut kriterler ve sorular ışığında ilerlemek
gerekecektir.

Çözüm alternatiflerini belirlerken öncelikle çözümün kurumun kapasitesi ve büyümesi için yeterli olup
 olmadığına bakmak gerekir. İşin yapısının gerektirdiği işlem hacmini, çalışan sayısını kaldırabilen
çözümler seçilmelidir. Ayrıca gerek duyulan fonksiyonların tamamı çözüm tarafından sunabilmelidir.
Diğer yandan çözüm farklı uygulamalar ile entegre çalışabilmelidir.

5.Aşama: Entegratörün Değerlendirilmesi

Çözümün üreticisi güçlü ve kendisi başarılı olsa dahi o çözümü kurum içerisinde hayata geçirecek olan
 satıcı şirketin /entegratörün yapısı da son derece önemlidir. Zira bu entegratör, kurumun içerisinde
kurumun bir departmanı gibi çalışacak ve çözümü işbirliği içerisinde ayağa kaldıracak olan yegane
taraftır.

Yerel entegratörle daha önce çalışılıp çalışılmadığı, entegratörün referansları, üretici ile olan
işbirliği geçmişi, bilgi seviyesi, sektörel deneyimi ve proje yönetimi ve uygulaması tecrübesi gibi
parametreler kullanılarak entegratör firma değerlendirilebilir.

6.Aşama: Destek ve hizmetlerin değerlendirilmesi

ERP çözümünün uzun vadeli bir yatırım olduğu gerçeği asla unutulmamalıdır. Dolayısıyla zaman
 içerisinde ihtiyaç duyulacak destek ve hizmetlerin de önemi son derece fazladır.
Üretici firmanın ne tür destek programlarına sahip olduğu, bu desteğin ve hizmetlerin hangi
kanallardan verildiği ve hangi metodoloji ile sunulduğu önemli konulardır.

7.Aşama: Geleceği Planlamak

Uzun vadeli çözümlerde sadece bugünün ihtiyaçlarını değil, kurumsal stratejiler çerçevesinde yarının
 ihtiyaçlarını göz önüne alarak seçim yapmak son derece önemlidir. Bu nedenle çözümün,
 kurumun ihtiyaçlarını ne ölçüde ve ne adar zaman boyunca karşılayabileceği, kullanıcı sayısı ve
 işlem miktarının artması durumunda ne ölçüde genişleyebileceği, yeni fonksiyonların sisteme ilave
sürecinin ne şekilde gerçekleştiği ve güncellemelerin nasıl hayata geçirileceği ve en önemlisi
 üretici şirketin çözümüyle ilgili geleceğe yönelik projeksiyonu ve vizyonu konularına dikkat etmek
gerekmektedir.